Hilfe zu Webfax
Mit Webfax senden Sie Faxe direkt aus dem Browser – ohne Faxgerät. Alles, was Sie brauchen, ist eine PDF-Datei und die Faxnummer des Empfängers.
So senden Sie ein Fax
- Empfänger angeben
Klicken Sie oben auf „Neues Fax“ – oder nutzen Sie das Formular direkt auf der Übersicht. Tippen Sie die Faxnummer mit Vorwahl ein, zum Beispiel 0512 123456, oder wählen Sie einen Kontakt aus Ihrem Adressbuch.
- Dokument auswählen
Klicken Sie auf „Datei auswählen“ und wählen Sie Ihr Dokument. Möglich sind PDF- und TIFF-Dateien. Ein Word-Dokument speichern Sie vorher einfach als PDF (in Word: Datei → Speichern unter → PDF).
- Vorschau prüfen
Klicken Sie auf „Weiter zur Vorschau“. Sie sehen jede Seite genau so, wie sie beim Empfänger ankommt – samt der Kopfzeile oben auf jeder Seite.
- Senden
Passt alles, klicken Sie auf „Fax jetzt senden“. Erst jetzt wird gewählt. Sie können die Seite schließen – das Fax wird trotzdem gesendet.
Was der Status bedeutet
Unter „Faxe“ sehen Sie alle Ihre Faxe nach Tagen sortiert. Der Status aktualisiert sich von selbst.
- Eingereiht
- Das Fax wartet auf eine freie Leitung – meist nur Sekunden.
- Verbindungsaufbau
- Webfax ruft die Faxnummer an.
- Übertragung läuft
- Die Seiten werden gesendet. Der Balken zeigt ungefähr, wie weit es ist.
- Erfolgreich übertragen
- Das Faxgerät des Empfängers hat die Seiten bestätigt.
- Fehlgeschlagen
- Das Fax kam nicht an. Der Grund steht direkt darunter. Mit „Erneut senden“ versuchen Sie es noch einmal.
Ist die Nummer besetzt oder geht niemand ran, versucht Webfax es automatisch noch zweimal.
Adressbuch: Nummern nie wieder abtippen
- Unter „Adressbuch“ → „Kontakt anlegen“ speichern Sie Name, Firma und Faxnummer.
- Beim neuen Fax wählen Sie den Kontakt einfach aus – oder Sie klicken im Adressbuch beim Kontakt auf „Fax senden“.
- Nach einem Fax an eine neue Nummer können Sie diese im Sendebericht mit „ins Adressbuch“ übernehmen.
- Viele Kontakte auf einmal? Unter „Aus Excel importieren“ laden Sie eine Liste mit den Spalten Name, Firma und Faxnummer hoch.
Ihr Adressbuch sieht nur Sie.
Absender: was der Empfänger sieht
Unter „Absender“ legen Sie fest, wie Ihr Fax beim Empfänger erscheint:
- Firmenname – steht in Webfax und im Sendebericht.
- Absendernummer – wird dem Empfänger als Absender angezeigt. Lassen Sie das Feld leer, wird Ihr Fax mit unterdrückter Rufnummer gesendet.
- Faxkopfzeile – der Text oben auf jeder Seite, zum Beispiel „Muster GmbH – Buchhaltung“. Die Vorschau daneben zeigt sofort, wie es aussieht.
Wenn etwas nicht klappt
„Die Nummer ist besetzt“ oder „Keine Antwort“
Webfax hat es bereits mehrmals versucht. Prüfen Sie die Nummer und senden Sie später erneut – mit „Erneut senden“ im Sendebericht, ohne das Dokument nochmal hochzuladen.
„Unter dieser Nummer hat kein Faxgerät geantwortet“
Die Nummer gehört wahrscheinlich zu einem Telefon und nicht zu einem Faxgerät. Fragen Sie beim Empfänger nach der richtigen Faxnummer.
„Diese Faxnummer ist nicht gültig“
Geben Sie die Nummer immer mit Vorwahl ein, zum Beispiel 0512 123456 oder +43 512 123456. Achten Sie darauf, die 43 nicht doppelt einzutippen.
Das PDF fragt nach einem Passwort
Manche PDFs lassen sich nur mit Passwort öffnen. Webfax fragt es dann einmal ab und entfernt den Schutz nur für den Versand. Das Passwort wird nicht gespeichert.
Die Datei wird abgelehnt
Möglich sind PDF und TIFF bis zur angezeigten Größe und Seitenzahl. Große Scans verkleinern Sie, indem Sie sie als PDF mit geringerer Qualität speichern. Bilder (JPG, PNG) bitte vorher als PDF speichern.
Es kamen nicht alle Seiten an
Die Verbindung wurde während der Übertragung getrennt. Senden Sie das Fax mit „Erneut senden“ noch einmal. Bei sehr vielen Seiten hilft die Auflösung „Normal“.
Ich habe mein Passwort vergessen
Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf „Passwort vergessen?“. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link, über den Sie ein neues Passwort festlegen.
Konto und Sicherheit
- Unter „Konto“ ändern Sie Ihr Passwort. Wählen Sie ein langes Passwort, das Sie nirgends sonst verwenden.
- Für mehr Schutz richten Sie dort die Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer App wie Microsoft oder Google Authenticator ein.
- Ihre Dokumente werden verschlüsselt gespeichert und nach der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.
- Nach 5 falschen Anmeldeversuchen wird der Zugang für 30 Minuten gesperrt.
Noch Fragen?
Wir helfen gern weiter: +43 50 2600 · office@4ts.at